La conservation des documents d’archives relève de l’obligation pour les particuliers, mais aussi pour les entreprises qui en reçoivent et en génèrent bien davantage.
Selon la nature des documents, la durée de conservation peut varier. Quels sont ceux que l’on doit garder pendant une décennie, quelle importance et comment faire ?
Les documents d’entreprise à garder pendant une décennie :
Selon l’article L 123-22 du Code du Commerce, les entreprises sont tenues de conserver pendant dix ans différents documents, à savoir le livre d’inventaires, les bilans, les comptes de résultats et les annexes, les livres de caisse, les balances et autres livre-journal, pour ne citer que quelques exemples.
Cela sera aussi les cas de toutes les pièces comptables ainsi que leurs justificatifs afférents. A ce titre, on peut citer les factures et les bons de commandes, les bons de livraisons, les contrats pour une avance financière, un prêt ou encore de leasing automobile ou de matériel.
Il faut savoir que ces documents peuvent faire l’objet d’une demande par un agent du fisc. Chaque année, des milliers d’entreprises sont choisies au hasard ou suite à une dénonciation, afin de subir ce que l’on appelle un contrôle fiscal.
Même s’il est prévenu à l’avance, le chef d’entreprise peut se trouver bien en peine de trouver certains documents s’il n’a pas mis d’ordre depuis des années dans ses archives papier.
Cela sera la même chose s’il se retrouve en litige avec un client au sujet d’une prestation qu’il aurait effectuée ou un article qu’il aurait vendu et ne conviendrait pas à la personne qui l’a acheté.
Pour s’éviter de passer devant le tribunal ou en sortir vainqueur parce que le document aura prouvé sa bonne foi, le chef d’entreprise comprend donc pourquoi certaines archives doivent être conservées pendant un laps de temps aussi long, même si ce n’est si certaines doivent l’être encore plus longtemps.
Récolement d’archives et digitalisation : comment faire ?
Même sans contrôle fiscal ou litige, les archives papier comportent une manne d’informations qui peuvent faire l’objet d’une exploitation. Evidemment, cela serait plus simple si elles étaient digitalisées ; ce qu’entend mettre en œuvre la transition numérique.
Mais pour ce faire, il convient de faire un tri préalable et de supprimer les documents qui n’ont plus d’intérêt. Parce que les erreurs sont faciles dans ce domaine et peuvent avoir des conséquences relativement graves, on recommande de se faire aider par une entreprise d’archivage.
Sur place, les agents vont d’abord faire un audit. Cet examen préalable a pour objet de voir déjà dans quelles conditions sont conservés les documents. Une pièce humide, sujette à la venue de rongeurs, où la lumière coule à flots pouvant donc faire passer l’encre des documents sont autant d’éléments qui ne vont pas jouer en la faveur de la salle des archives et vont compliquer la digitalisation.
Si on les missionne pour ça, les agents pourront procéder au tri pour ne conserver que les documents importants, retrouver la liste des documents à conserver en cliquant ici, surtout si la durée des 10 ans n’est pas passée. Une fois les archives ordonnées et classées en choisissant la politique de classement, elles seront numérisées en respectant les normes en vigueur.
L’aide de machines de pointe s’avère très pratique pour rendre tous les éléments d’un document lisibles ; ce qui est une des conditions de la transition numérique et de la digitalisation des archives.
Savoir que l’on peut externaliser l’ordonnancement de ses archives, quelle que soient leur nature et leur durée de conservation peut être un véritable soulagement, surtout quand on sait qu’elles vont faire ensuite l’objet d’une numérisation dans les règles de l’art pour profiter de tous les atouts de la loi : la productivité, la rapidité, la compétitivité etc…